home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1996 #15 / Monster Media Number 15 (Monster Media)(July 1996).ISO / wp / arcw6m12.zip / INST_DZM.DOC (.txt) < prev    next >
Word Document  |  1996-05-08  |  89KB  |  370 lines
  1.  
  2.  
  3.        This document is a template that contains macros for Archivist.
  4.  
  5.  
  6.  
  7. |Double-click here to|
  8. |                     |
  9.  
  10.                 Managing Documents (Archivist) ΓÇö Installation
  11.  
  12. Installation starts automatically when you open document DZM_INST.DOC.
  13.  
  14. The installation adds macro Archivist to Microsoft Word's global template
  15. (Normal.dot).
  16. If you wish, the installation will also add Document Zip Manager to the
  17. File menu.
  18. This is an option you may select during the installation.
  19.  
  20. If you wish, you may install Archivist manually. See ΓÇ£Manual InstallationΓÇ¥
  21. below.
  22.  
  23. Please note:
  24.     You must have programs PKUNZIP.EXE and PKZIP.EXE installed on you
  25.     computer.
  26.     The PATH command in your AUTOEXEC.BAT file should include the directory
  27.     in which
  28.     these programs reside.
  29.     Shareware versions of these programs are available on many bulletin
  30.     boards or from
  31.             PKWARE, Inc.
  32.             9025 N. Deerwood Drive
  33.             Brown Deer, WI 53223
  34.  
  35.             Archivist is also available for Microsoft Excel 5.0.
  36.  
  37.  
  38. WIN.COM
  39.     If you have more than one copy of this file on your computer, the
  40.     installation will not succeed. It means that you have installed more
  41.     than one copy of MS Windows. The Macro Installer would not know where to
  42.     place certain files. You should temporarily rename the ΓÇ£unusedΓÇ¥ WIN.COM
  43.     file(s) and restart the installation.
  44.  
  45.  
  46.                               What is Archivist
  47.  
  48.  
  49. Microsoft WordΓÇÖs document files may take a lot of space on the hard disk of
  50. your computer. Since you  probably work with only a few documents at a
  51. time, you can recover half or even more of the disk space by compressing
  52. the individual files into an archive. Of course, you could store your
  53. documents on diskettes but, compared to the hard disk, diskettes are less
  54. convenient to use.
  55.  
  56. Archivist is a macro for Microsoft Word 6.0. It allows you to compress
  57. files into archive, list the contents of an archive, and restore files with
  58. the ease of point-and-click, without leaving Word.
  59.  
  60. When you compress a document, you may expect 50% to 75% reduction in the
  61. amount of disk space it occupies. Please note that you may use Archivist to
  62. compress not only MS Word documents but other files as well.
  63.  
  64. The macro uses two well respected and widely used programs, PKZIP and
  65. PKUNZIP. These are available for downloading on virtually all bulletin
  66. boards (BBS) and on-line services.
  67.  
  68. Archivist is shareware. Archivist is not free. If you find Archivist useful
  69. and continue to use it, you are encouraged to register your copy.
  70. Registration fee is $15 U.S., payable to:
  71.       Josef J. Polak
  72.       39 Greylock Road
  73.       Newton, MA 02165
  74. Please include the name of the person to whom Word is licensed (as it
  75. appears in Help,
  76. About Microsoft WordΓǪ).
  77.  
  78. The user who registers receives several benefits:
  79.  ΓÇó Technical support by telephone or mail. You can get help with any
  80.    questions or problems you encounter in using Archivist.
  81.  ΓÇó The opportunity to order the latest version of Archivist and its upgrades
  82.    on disk directly from the author.
  83.  ΓÇó The opportunity to order the latest versions of macro source code.
  84.  ΓÇó The satisfaction of knowing that you are supporting the development of
  85.    affordable software.
  86.  
  87.             Archivist is also available for Microsoft Excel 5.0.
  88.  
  89.  
  90.  
  91.                       Managing Documents ΓÇö Instructions
  92.  
  93.  
  94. How to start Archivist
  95.  ΓÖª From the File menu, choose Document Zip Manager. Archivist displays its
  96.    main dialog box window.
  97.    If you did not add Document Zip Manager to the menu, choose Archivist in
  98.    macro window (menu Tools, MacroΓǪ) and click on the Run button.
  99. The macro automatically looks for archives (files with the extension .ZIP)
  100. in the current directory and selects the first one it finds. You may choose
  101. another archive (see ΓÇ£How to select another archive in the current
  102. directoryΓÇ¥ below). If it does not find any archive, it will inform you that
  103. archiving will create archive DOCS.ZIP.
  104.  
  105. How to move documents into archive (action MoveΓǪ)
  106.  ΓÖª Click on option button Move file(s) into archive. The list box shows
  107.    all files in the directory.
  108.  ΓÖª Select a file in list box Files Available:, click on the Select┬á>>
  109.    button. (Shortcut: double-click the left mouse button on the name of the
  110.    file.) The macro adds the file on its list of files to be moved, shows
  111.    the name in list box Selected Files: and removes it from Files
  112.    Available:. Select other files you wish to archive.
  113.    If you wish to change your selection, select a file in list box Selected
  114.    Files. The button text ΓÇ£Select┬á>>ΓÇ£ changes to ΓÇ£<<┬áRemove.ΓÇ¥  Clicking on
  115.    this button removes the file from the list of files to be moved and
  116.    places its name back into Files Available:.
  117.  ΓÖª Click on the OK button and confirm the move. The macro moves the
  118.    selected files into the archive, removes them from your disk and, when
  119.    you add a new file to the archive, asks you ΓÇ£Would you like to generate
  120.    contents listΓǪ?ΓÇ¥ You should click on the Yes button when you create a new
  121.    archive. This list is a┬áfile with extension .Z_L, which contains the
  122.    ΓÇ£table of contentsΓÇ¥ of the archive. Archivist uses this list when
  123.    restoring and deleting files (see Restore below). Once you create the
  124.    contents list, Archivist will maintain it for you automatically. You
  125.    should keep this file on your disk.
  126.  ΓÖª If you wish to move all files in the current directory into the
  127.    archive, click on the All┬áFiles┬á>> button, then on the OK button. Note,
  128.    that archive files (*.ZIP) and list files (*.Z_L) will not be archived.
  129. This action is available only if the current directory contains at least
  130.    one file.
  131.  
  132. How to retrieve documents from archive (action RestoreΓǪ)
  133.  ΓÖª Click on option button Restore archived file(s). The list box now shows
  134.    only the files on the list generated after the most recent move and/or
  135.    delete (see Move and Delete).
  136.  ΓÖª Select a file in list box Archived Files on List (.Z_L):, click on the
  137.    Select >> button. The macro displays the file in list box Selected
  138.    Files:. Select other files you wish to restore.
  139.  ΓÖª Click on the OK button and confirm the restore.
  140.  ΓÖª If you wish to restore all files from the archive into the current
  141.    directory, click on the All┬áFiles┬á>> button, then on the OK button.
  142. This action is available only if the current directory contains at least
  143. one archive and the selected archive has a corresponding list file. When
  144. there is no list file, the name of this action changes to ΓÇ£Restore all
  145. archived files."
  146.  
  147. How to remove documents from archive (action DeleteΓǪ)
  148.  ΓÖª Click on option button DeleteΓǪ. The list box now shows only the files
  149.    on the list generated after the most recent move and/or delete.
  150.  ΓÖª Select a file in list box Archived Files on List (.Z_L):, click on the
  151.    Select >> button. The macro displays the file in list box Selected
  152.    Files:. Select other files you wish to delete.
  153.  ΓÖª Click on the OK button and confirm the delete.
  154. This action is available only if the current directory contains at least
  155. one archive and the selected archive has a corresponding list file.
  156. How to update all documents in archive (action UpdateΓǪ)
  157.  ΓÖª Click on option button UpdateΓǪ. List box Archived Files: is dimmed and
  158.    shows only the files on the list.
  159.  ΓÖª Click on the OK button and confirm the update. Archivist will move into
  160.    the archive all files in the current directory that meet the following
  161.    three conditions:
  162.     19. A file of the same name already is in the archive.
  163.     20. The file on you hard disk is newer than that in the archive.
  164.     21. The file is not being used by an application. For instance,
  165.         Archivist cannot update a┬ádocument which is open in Word.
  166. This action is available only if the current directory contains at least
  167.    one file.
  168.  
  169. What is the difference between ΓÇ£Update all filesΓǪΓÇ¥ and moving all files
  170. When you select all files for action ΓÇ£Move file into archive,ΓÇ¥ the macro
  171. moves all files in the current directory into the archive and removes them
  172. from your disk, excluding files with extensions .ZIP (archives) and .Z_L
  173. (list files).
  174. Action ΓÇ£Update all files which already are in archiveΓÇ¥ replaces all files
  175. in the archive with newer ones from the current directory on your disk. The
  176. macro then removes from your disk only those files which are in the
  177. archive. In another words, the macro will not add new files to archive. It
  178. will move file into archive only if a file with the same name already
  179. exists in the archive.
  180.  
  181. How to name and change archives
  182. Archivist uses the name DOCS.ZIP if the current directory does not contain
  183. an archive. You may select another name:
  184.  ΓÖª Click on the Name ArchiveΓǪ button and enter a name for the archive.
  185. This button is available only if the current directory contains at least
  186.    one file.
  187.  
  188. How to select another archive in the current directory
  189. Archivist automatically selects the first archive it finds in the current
  190. directory. If a directory contains several archives, you may select another
  191. archive:
  192.  ΓÖª Select an archive in list box Archives (*.ZIP): and click on the OK
  193.    button. (Shortcut: double-click the left mouse button on the name of the
  194.    archive.)
  195. You may also use the Name ArchiveΓǪ button to enter the name of an existing
  196. archive or name for a new archive.
  197.  
  198. How to change directory
  199.  ΓÖª Click on the Change Directory button. The button text changes to ΓÇ£Show
  200.    Files.ΓÇ¥
  201.  ΓÖª Choose another directory in list box Directories: and click on the OK
  202.    button. Repeat until you reach the desired directory. (Shortcut: double-
  203.    click the left mouse button on the name of the directory.) List box
  204.    Archives (*.ZIP): will show names of all archives in each directory.
  205.  ΓÖª Click on the Show Files button to return to the main dialog box window.
  206.    Archivist automatically selects the first archive it finds in the new
  207.    directory.
  208.  ΓÖª You may also select an archive in list box Archives (*.ZIP): and click
  209.    on the OK button (or . double-click the left mouse button on the name of
  210.    the archive).
  211. If you change to a directory in which there are no archives, archiving
  212.    (MoveΓǪ) will create one.
  213.  
  214. How to change drive
  215. The macro itself cannot change drive. However, if you wish archive files
  216. located on another drive, switch to that drive in Microsoft Word first,
  217. before running Archivist:
  218.  ΓÖª From the File menu, choose OpenΓǪ.
  219.  ΓÖª In drop-down list box Drives: select the drive you wish to use.
  220.  ΓÖª Click on the Cancel button (or press the Esc┬ákey).
  221. The check box ΓÇ£Restore DirectoryΓǪΓÇ¥
  222. ArchivistΓÇÖs dialog box contains check box labeled ΓÇ£Restore Directory
  223. Structure Stored in Archive.ΓÇ¥ The check box and the text will be ΓÇ£grayedΓÇ¥
  224. (disabled). This option has no meaning for archives created by archivist.
  225. However, since you may have other archives (ZIP files) on your hard disk,
  226. it is included for you convenience.
  227. Technical footnote:
  228. This check box has meaning for archives created (PKZIP) with options -r,
  229. -p|P. If it is checked, Archivist will restore (PKUNZIP) files with the
  230. option -d.
  231.  
  232. Cautions
  233.  ΓÖª Do not attempt to archive files while they are ΓÇ£open,ΓÇ¥ for example, a
  234.    MS Word document file, while you are working with it.
  235.  ΓÖª Do not attempt to archive any file whose name starts with the character
  236.    ΓÇ£~ΓÇ¥ (tilde).
  237.  ΓÖª Do not archive template NORMAL.DOT.  You may, however, archive
  238.    templates which you seldom use.
  239.  ΓÖª Do not archive any .INI file, unless you are certain that they will not
  240.    be needed.  Same caution applies to .EXE, .COM, .DLL, .DRV, .REG, .386
  241.    and other system files.
  242.  ΓÖª You may, however, archive some system files which you seldom use, for
  243.    example, TrueType font files (.TTF)
  244.  ΓÖª Never archive AUTOEXEC.BAT, CONFIG.SYS, WIN.INI and SYSTEM.INI.
  245.  
  246. How to remove Archivist
  247.  ΓÖª Start MS Word.
  248.  ΓÖª From the Tools menu, choose MacroΓǪ
  249.  ΓÖª Delete macros Archivist, ArchivistPart2 and ArchivistPart3 (select the
  250.    macro, choose the Delete button and confirm the deletion).
  251.  ΓÖª Delete files WMM60UNZ.PIF and WMM60ZP.PIF from your WindowsΓÇÖ directory.
  252. You may also let Archivist remove itself automatically:
  253.  ΓÖª Open the installation document DZM_INST.DOC.
  254. |Double-click the left mouse    |
  255. |button on                      |
  256. |Remove Archivist               |
  257. |located at the end of the      |
  258. |document.                      |
  259.                              Manual Installation
  260.  
  261.  
  262. How to install manually
  263.  ΓÖª Open document DZM_INST.DOC.
  264.  ΓÖª From the Tools menu, choose MacroΓǪ and click on the OrganizerΓǪ button.
  265.    The Organizer dialog box lists macros stored in INST_DZM and in the
  266.    Normal document template.
  267.  ΓÖª On the left side of the Macros tab select macros Archivist1,
  268.    ArchivistPart2 and ArchivistPart3 and click on the Copy >> button.
  269.  ΓÖª On the right side of the Macros tab, select macro Archivist1, click on
  270.    the RenameΓǪ button, type in Archivist as the new name (that is, remove
  271.    the trailing ΓÇ£1ΓÇ¥) and then choose the OK button.
  272.  ΓÖª Choose the Close button.
  273.  
  274. Archivist also needs files WMM60UNZ.PIF and WMM60ZP.PIF. They are included
  275. in ARCW6M.ZIP. Please copy those two files from the distribution diskette
  276. into your Windows directory (most likely C:\WINDOWS).
  277.  
  278. It is possible that the installation of Archivist will not find programs
  279. PKZIP.EXE and/or PKUNZIP.EXE even though they are on your computer. and the
  280. PATH command in your AUTOEXEC.BAT file includes the directory in which
  281. these programs reside. This is because they might be marked as ΓÇ£hiddenΓÇ¥
  282. and/or ΓÇ£systemΓÇ¥ files. You can remedy this either in File Manager or in
  283. DOS.
  284.  
  285. In File Manager:
  286.  ΓÖª From the File menu choose SearchΓǪ
  287.  ΓÖª In text box Search For: type PK*.EXE and press the Enter key.
  288.    Highlight both programs in the Search Window, e.g.,
  289.       c:\pkware\pkunzip.exe
  290.       c:\pkware\pkzip.exe
  291.  ΓÖª From the File menu choose PropertiesΓǪ
  292.  ΓÖª Clear the check boxes System and Hidden, click on the OK button.
  293.  
  294. In DOS, type the following:
  295.  ΓÇó cd \pkware
  296.  ΓÇó attrib -s -h pkunzip.exe
  297.  ΓÇó attrib -s -h pkzip.exe
  298. Messages
  299. The following table lists messages and problems you might encounter.
  300.  
  301. |MESSAGE or PROBLEM    |CAUSE                       |REMEDY           |
  302. |Archive x.ZIP is not  |No archives in the current  |Archiving will   |
  303. |present inΓǪ           |directory.                  |create it.       |
  304. |There are no files to |The directory is empty.     |None             |
  305. |be archived.          |                            |                 |
  306. |The name is not valid.|You entered a name which is |Choose another   |
  307. |                      |not a valid MS-DOS file     |name.            |
  308. |                      |name.                       |                 |
  309. |Cannot archive into   |Attempt to archive x.ZIP    |None             |
  310. |itself!               |into itself.                |                 |
  311. |You have to wait      |The macro is completing some|None             |
  312. |about x second(s).    |task.                       |                 |
  313. |File(s) will not      |Your disk might be full.    |Remove some      |
  314. |restore.              |                            |files.           |
  315. |I moved a file into   |The archive may be damaged. |Restore all      |
  316. |archive, but the file |                            |files, then      |
  317. |is still on my hard   |The file may be marked as   |delete the       |
  318. |disk.                 |ΓÇ£read-only.ΓÇ¥                |archive.         |
  319. |                      |                            |Clear the        |
  320. |                      |Your disk might be full.    |attribute (use   |
  321. |                      |                            |DOS command      |
  322. |                      |                            |attrib).         |
  323. |                      |                            |Remove some      |
  324. |                      |                            |files.           |
  325. |File x.Z_L is not a   |You removed all files from  |Generate new     |
  326. |valid list.           |archive x.ZIP               |after move.      |
  327. |                      |The file is damaged         |Generate new.    |
  328. |                      |(corrupted or lost data)    |Choose another   |
  329. |                      |x.Z_L was created by another|name.            |
  330. |                      |application.                |                 |
  331. |I asked for a new     |The archive may be damaged. |Restore all      |
  332. |list, but I still get |                            |files, then      |
  333. |ΓÇ£ΓǪis not a valid      |                            |delete the       |
  334. |list.ΓÇ¥                |                            |archive.         |
  335.  
  336. Distribution
  337. The Archivist software, and the associated documentation are ┬⌐ 1995, 1996
  338. Josef J. Polak.
  339. You may distribute this software as long as the following files are
  340. included:
  341.       AREG.TXT
  342.       FILE_ID.DIZ
  343.       INST_DZM.DOC
  344.       PACKING.LST
  345.       READ_DZM DOC
  346.       README.TXT
  347.       WMM60ZP.PIF
  348.       WMM60UNZ.PIF
  349. All of the above files must be combined into a single ZIP file (or other
  350. compression format) for distribution. Beyond a fee for the reproduction and
  351. media cost, no fee may be charged for distribution of this software.
  352.  
  353. Disclaimer
  354. This software is provided on an ΓÇ£as isΓÇ¥ basis without warranty of any
  355. kind, expressed or implied, including but not limited to the implied
  356. warranties of merchantability and fitness for a particular purpose. The
  357. person using the software bears all risk as to the quality and performance
  358. of the software. The author will not be liable for any special,
  359. incidental, consequential, indirect or similar damages due to loss of data
  360. or any other reason, even if the author or an agent of the author has been
  361. advised of the possibility of such damages. In no event shall the authorΓÇÖs
  362. liability for any damages ever exceed the price paid for the license to
  363. use the software, regardless of the form of the claim. This software
  364. remains the property of the author and may not be modified in any way.
  365.  
  366.  
  367. |Double-click here to|
  368. |                        |
  369.  
  370.